Achiziția de Transport și Gestionarea Licitațiilor

Licitațiile anuale sau periodice de transport permit expeditorilor să resetească tarifele transportatorilor și angajamentele de capacitate pe baza condițiilor curente de piață și a volumului. Un TMS cu capabilitate de gestionare a licitațiilor transformă ceea ce este adesea un exercițiu bazat pe foi de calcul într-un proces de achiziție structurat și repetabil.

Un eveniment de achiziție de transport, numit adesea licitație de marfă sau bid RFP, cere unui set definit de transportatori să depună tarife pe baza datelor de rută și volum ale expeditorului pentru o perioadă contractuală viitoare. Scopul nu este pur și simplu găsirea celui mai mic tarif pe hârtie, ci asigurarea unei capacități angajate la un preț cunoscut, reducând expunerea expeditorului la tarifele volatile ale pieței spot pe parcursul anului. O licitație bine condusă oferă de asemenea expeditorului o oportunitate structurată de a-și reevalua întreaga bază de transportatori, în loc să reînnoiască implicit relațiile existente.

• Volume istorice pe rută, de obicei 12 luni de istoric de expediere defalcat pe perechi de origine-destinație, astfel încât transportatorii ofertanți pot tarifa cu o înțelegere exactă a cererii reale, nu estimări.
• Tipare de sezonalitate, deoarece un transportator care tarifează o rută trebuie să știe dacă volumul crește în anumite luni pentru a planifica capacitatea corespunzător.
• Performanța curentă de serviciu pe rută, care poate fi partajată cu transportatorii existenți ca parte a negocierii sau folosită intern pentru a pondera costul față de fiabilitatea demonstrată.
• Caracteristicile expediției — greutate medie, tip de echipament necesar, constrângeri de programare — care afectează material costul unui transportator de a deservi o rută.

Atribuirea fiecărei rute către oricare transportator depune cel mai mic tarif ignoră calitatea serviciului, fiabilitatea capacității și costul operațional al gestionării unei baze de transportatori inutil de mari. O evaluare susținută de TMS ponderează tarifele licitate față de performanța istorică la timp a fiecărui transportator, istoricul de reclamații și stabilitatea financiară, și analizează dacă concentrarea volumului la mai puțini transportatori, dar mai puternici, produce o fiabilitate generală a rețelei mai bună decât distribuirea subțire pe mulți câștigători cu tarif mic.

Un rezultat de licitație este valoros doar odată convertit în ghidul de rutare care guvernează efectiv tenderul zilnic. TMS-ul trebuie să încarce tarifele atribuite și alocările de transportatori pe rută imediat după închiderea licitației, astfel încât tenderul operațional reflectă noul acord din prima zi, în loc să continue pe tarife învechite în timp ce o echipă administrativă actualizează manual înregistrările în săptămânile următoare.

Piețele de transport se schimbă pe parcursul unui an contractual, iar o abordare de tip „licitează și uită" lasă un expeditor blocat în tarife care pot deveni necompetitive sau într-o rețea de transportatori care nu mai corespunde tiparelor reale de volum. Un TMS care urmărește conformitatea cu licitația — cât de des transportatorii câștigători acceptă efectiv comenzile oferite la tariful licitat — oferă unei echipe de achiziții datele necesare pentru a identifica ce rute necesită renegociere înainte de următorul ciclu complet de licitație, în loc să aștepte un an întreg pentru a reacționa.