Bune Practici de Implementare TMS

O implementare TMS eșuează mult mai des din cauza planificării slabe a lansării decât din cauza software-ului propriu-zis. Problemele de calitate a datelor, integrările incomplete cu transportatorii și personalul care nu adoptă niciodată complet noul flux de lucru pot transforma o platformă bine aleasă într-un proiect costisitor, lăsat pe raft. Tratarea implementării ca pe un proiect structurat, cu faze clare, nu ca pe un singur eveniment de "lansare", este ceea ce separă lansările line de cele dureroase.

Implementarea unui TMS pe toți transportatorii, rutele și unitățile de afaceri simultan maximizează riscul — dacă ceva se rupe, se rupe peste tot deodată. O lansare pe faze, începând cu un singur centru de distribuție, un subset de transportatori sau o unitate de afaceri, permite echipei să prindă probleme de integrare și lacune de flux la o scară mai mică, controlată, înainte de extindere. Lecțiile învățate în prima fază (ce câmpuri are nevoie efectiv integrarea WMS, ce format de raport dorește departamentul financiar, ce excepții întâlnesc cel mai des dispecerii) fac fiecare fază ulterioară mai rapidă și mai puțin riscantă.

Un TMS este la fel de precis ca datele care îl alimentează — adresele clienților, dimensiunile și greutățile produselor, grilele tarifare ale transportatorilor și istoricul de expedieri existent. Migrarea datelor murdare într-un sistem nou automatizează pur și simplu aceleași erori, mai rapid. Înainte de lansare, merită auditate:

• Acuratețea datelor de adresă (o sursă surprinzător de comună de livrări eșuate și expedieri re-rutate)
• Completitudinea datelor master ale produselor (dimensiunile și greutatea determină compararea corectă a tarifelor)
• Actualitatea grilelor tarifare ale transportatorilor (tarifele depășite produc comparații de cost greșite)
• Istoricul de expedieri necesar pentru raportarea de bază și scorecard-urile transportatorilor

Integrările cu WMS-ul, ERP-ul, partenerii EDI și API-urile transportatorilor sunt de regulă elementul cu cel mai lung termen de livrare într-o implementare și trebuie începute devreme, în paralel cu munca de configurare, nu după ce platforma este altfel "gata". O greșeală comună de secvențiere este finalizarea mai întâi a configurării platformei și a instruirii personalului, doar pentru a descoperi probleme de integrare în ultimele săptămâni, care împing data lansării. Testarea integrărilor cu volum real de tranzacții, nu doar cu înregistrări de eșantion, prinde cazuri limită (formate neobișnuite de adresă, expedieri divizate, comenzi în așteptare) pe care datele de eșantion rareori le expun.

Dispecerii și planificatorii au adesea ani de cunoștințe tacite despre ce transportatori performează bine pe ce rute, soluții de rezervă pentru particularități cunoscute ale sistemului și relații informale cu reprezentanții transportatorilor. Un TMS nou care ignoră aceste cunoștințe și doar automatizează procesul "de manual" poate întâmpina rezistență tăcută — personalul revenind la foi de calcul sau suprascrieri manuale. Implicarea planificatorilor experimentați în configurarea motorului de reguli, nu doar instruirea lor pe un sistem finalizat, produce atât reguli mai bune, cât și o adopție mai lină.

Săptămânile imediat următoare lansării scot de regulă la iveală probleme pe care testarea le-a ratat — un tip de comandă cu caz limită, o particularitate de integrare a unui transportator sub volum real, un format de raport de care departamentul financiar nu a realizat că are nevoie. Bugetarea unui timp de suport dedicat pentru această perioadă de stabilizare, în loc să se presupună că echipa de implementare poate trece mai departe chiar a doua zi după lansare, previne acumularea problemelor mici nerezolvate într-o percepție că "noul sistem nu funcționează".