Audit și Automatizarea Plăților de Transport
Auditul și automatizarea plăților de transport este procesul de verificare că factura unui transportator corespunde efectiv cu ce s-a convenit — tariful contractat, taxele accesorii corecte, greutatea și dimensiunile corecte — înainte de a fi plătită. Sună ca o contabilitate de back-office, dar pentru companiile care expediază la orice volum real, este una dintre funcțiile cel mai constant profitabile pe care le îndeplinește un TMS.
Facturarea de transport implică suficiente variabile — tarif de bază, suprataxă de combustibil, clasă de greutate, taxe accesorii, discount-uri, taxe minime — încât erorile sunt comune chiar și fără nicio intenție de supra-facturare. Un transport poate fi facturat la clasa de greutate greșită, un discount convenit poate să nu fie aplicat, o suprataxă de combustibil poate folosi un indice neactualizat, sau o taxă accesorie (liftgate, livrare rezidențială) poate fi adăugată pentru un serviciu care nu a fost efectiv folosit. Nimic din acestea nu necesită rea-credință din partea transportatorului; facturarea la scară, pe mii de transporturi și cu tabele de suprataxă în continuă schimbare, produce erori pur statistic.
Un motor de audit de transport automatizat compară fiecare linie din fiecare factură a transportatorului cu datele originale ale transportului și tabelul de tarife contractat — nu un eșantion manual, ci fiecare factură. Verifică greutatea facturată față de greutatea reală înregistrată a transportului, tariful facturat față de tariful contractat pentru acea rută și transportator, taxele accesorii față de ce arată înregistrarea transportului că a fost efectiv necesar, și suprataxa de combustibil față de valoarea corectă a indicelui pentru acea dată de facturare. Facturile care trec toate verificările sunt aprobate automat pentru plată; doar excepțiile sunt direcționate către un om pentru revizuire, ceea ce face ca acoperirea de audit de 100% să fie practică în loc de prohibitiv de intensivă în muncă.
Deoarece erorile înclină puternic către supra-facturare mai degrabă decât sub-facturare (un transportator care își prinde propria sub-facturare e rar; un expeditor care prinde o supra-facturare se întâmplă doar dacă cineva verifică), auditarea constantă recuperează bani reali — procentul specific variază larg în funcție de companie și mixul de transportatori, dar chiar și o rată de recuperare modestă, aplicată constant, se cumulează semnificativ pe parcursul unui an întreg de facturi. Dincolo de recuperarea directă, datele de audit devin ele însele o pârghie: un expeditor care poate arăta unui transportator un tipar de erori de facturare pe un anumit tip de taxă are o poziție mult mai puternică la următoarea negociere de tarife.
Auditul de transport nu ține doar de prinderea greșelilor — structurează și modul în care facturile trec prin aprobare și ajung la plată. Potrivirea automată cu tarifele pre-aprobate permite facturilor curate să curgă direct spre plată fără aprobare manuală, ceea ce atât accelerează plata către transportatori (un factor important pentru transportatori atunci când prioritizează capacitatea) cât și eliberează personalul de conturi de plătit să se concentreze doar pe facturile care necesită efectiv judecată. Acest lucru este de obicei integrat cu registrul general și sistemul de conturi de plătit, astfel încât costurile de transport aprobate se înregistrează automat pe centrul de cost corect.
Cele mai eficiente programe de audit de transport merg dincolo de corectarea facturilor individuale și caută tipare: un anumit transportator care aplică constant greșit un discount, o anumită taxă accesorie care continuă să apară pe transporturi care nu ar trebui să o necesite, sau un tabel de suprataxă de combustibil desincronizat de partea unui transportator. Rezolvarea cauzei rădăcină cu transportatorul (sau în configurația proprie a tabelului de tarife a expeditorului) previne repetarea aceleiași erori pe fiecare factură viitoare, în loc să fie prinsă și corectată manual transport după transport.