Integrarea Datelor TMS cu Contabilitatea și ERP

Costurile de transport trebuie în cele din urmă să ajungă în registrul contabil general, iar un TMS deconectat de sistemele contabile și ERP forțează reintroducerea manuală a facturilor de transport, provizioanelor și alocărilor de cost care ar trebui să curgă automat.

Un TMS generează mai multe categorii de date de care sistemele contabile și ERP au nevoie: facturi de transport aprobate gata de plată, alocări de cost care atribuie cheltuiala de transport unității de afaceri, liniei de produs sau clientului corect și estimări de provizion pentru expedițiile care s-au mișcat, dar nu au fost încă facturate de transportator. Fără integrare, cineva din partea financiară reintroduce aceste date din rapoartele TMS în sistemul contabil, introducând atât întârziere, cât și risc de transcriere.

• Aprobarea facturii de transport care circulă din procesul de audit al transportului al TMS-ului direct în conturile de plătit, astfel încât o factură deja corelată și aprobată față de înregistrarea expediției nu necesită un al doilea pas manual de aprobare într-un sistem separat.
• Date de alocare a costurilor care etichetează costul de transport al fiecărei expediții cu contul contabil general, centrul de cost sau clientul corect, permițând raportare precisă a profitabilității fără un exercițiu manual separat de alocare.
• Date de provizion pentru expedițiile în tranzit sau livrate recent, dar nefacturate încă, astfel încât închiderea de sfârșit de lună reflectă costurile de transport suportate, dar nefacturate încă, în loc să subestimeze cheltuiala reală de transport a perioadei.
• Legătura cu comenzile de achiziție și comenzile de vânzare unde costul de transport trebuie corelat cu o comandă specifică a clientului pentru calculele de cost aterizat.

Fără integrare, echipele financiare petrec adesea timp semnificativ în fiecare lună reconciliind ce arată TMS-ul că a fost expediat și facturat față de ce apare efectiv în registrul contabil general, urmărind discrepanțe care provin din erori de reintroducere manuală, nu din dispute reale de facturare. Un flux integrat elimină majoritatea acestei munci de reconciliere prin asigurarea că aceleași date validate populează ambele sisteme dintr-o singură sursă.

Transportul este adesea unul dintre cele mai mari costuri variabile în livrarea unui produs către un client, iar fără date precise de alocare a costurilor care circulă din TMS în raportarea financiară, analiza profitabilității pe produs sau client denaturează sistematic marja reală. Integrarea asigură că atunci când o afacere întreabă care clienți sau linii de produs sunt de fapt profitabile după costul de transport, răspunsul se bazează pe date reale, granulare de transport, nu pe o alocare medie sau estimată.

Sistemele TMS și ERP folosesc adesea structuri de codificare diferite pentru centrele de cost, unitățile de afaceri sau identificatorii de clienți, necesitând un strat de mapare pentru a traduce între cele două, nu presupunerea unei potriviri unu-la-unu. A greși această mapare produce date financiare care par integrate, dar sunt alocate greșit în tăcere, ceea ce poate fi mai greu de prins decât o eroare evidentă de introducere manuală, deoarece cifrele par plauzibile chiar și atunci când sunt greșite.