Gestionarea Reclamațiilor de Marfă și Rezolvarea Daunelor în TMS
Gestionarea reclamațiilor de marfă administrează întregul ciclu de viață al unei reclamații de daune sau pierdere de marfă — de la înregistrarea inițială la livrare, prin investigație, determinarea răspunderii transportatorului, până la rezolvarea financiară — iar un TMS cu reclamațiile integrate în înregistrarea transportului scurtează dramatic timpul dintre un incident și rezolvarea sa, comparativ cu un proces de reclamații rulat complet în afara sistemului de transport.
Dovezile necesare pentru rezolvarea unei reclamații de marfă — dovada stării la livrare, predările din lanțul de custodie, fotografii făcute la ridicare versus livrare și termenii de răspundere aplicabili ai transportatorului — există deja în mare parte în TMS dacă datele de dovadă de livrare și predare au fost captate corect în timpul tranzitului. Un proces de reclamații construit separat de aceste date forțează investigatorii să adune manual dovezi pe care sistemul le are deja, adăugând săptămâni la o rezolvare care ar putea dura zile.
O reclamație ar trebui depusă direct față de înregistrarea transportului la care se referă, moștenind transportatorul, ruta, istoricul de manipulare și orice note de excepție existente ale transportului, mai degrabă decât să înceapă ca un formular gol deconectat de datele de transport de bază.
- Descrierea daunei sau lipsei legată de linii specifice de articole, nu doar o reclamație generală față de întregul transport
- Comparație de dovezi foto între starea la origine (dacă a fost captată) și starea la livrare
- Cronologia lanțului de custodie care arată fiecare punct de predare, restrângând care segment al unei mișcări cu mai multe etape a cauzat probabil dauna
- Limita de răspundere aplicabilă și termenul limită de depunere a reclamației calculate automat din termenii de transport care guvernează acel mod și transportator
Regulile de răspundere diferă în funcție de mod și de contractul de transport care guvernează — limitele de răspundere, excluderile și perioadele de notificare necesare pentru depunerea unei reclamații variază semnificativ între transportul rutier, feroviar și maritim, iar ratarea unui termen limită de depunere poate anula o reclamație altfel validă, indiferent de vinovăție. TMS-ul ar trebui să urmărească automat termenul limită aplicabil per transport, pe baza modului și termenilor transportatorului, marcând reclamațiile în risc de a rata fereastra de depunere înainte ca aceasta să devină ireversibilă.
Dincolo de rezolvarea reclamațiilor individuale, agregarea datelor de reclamații pe transportator, rută, tip de marfă și metodă de ambalare scoate la iveală tipare — un anumit transportator cu reclamații de daune disproporționate, o rută cu probleme recurente de manipulare, un tip de ambalaj predispus la eșec în tranzit. Alimentarea acestei analize înapoi în selecția transportatorilor și specificațiile de ambalare adresează cauzele rădăcină, nu doar procesează rezolvarea financiară a fiecărui incident individual.
Numărul mediu de zile de la depunerea reclamației până la rezolvare este un metric operațional semnificativ în sine, deoarece rezolvarea lentă a reclamațiilor blochează capitalul de lucru și afectează relațiile cu transportatorii atunci când disputele se prelungesc inutil. Urmărirea timpului de ciclu pe tip de reclamație și transportator identifică unde procesul de reclamații în sine — nu doar frecvența reclamațiilor — are nevoie de îmbunătățire.