Fluxuri de Comunicare cu Șoferii și Tender de Comandă

Momentul în care o comandă este oferită unui șofer și momentul în care acesta o acceptă sau o refuză este o tranzacție mică ce, multiplicată pe mii de comenzi, are un efect disproporționat asupra fiabilității funcționării unei rețele de transport. Fluxul de tender al unui TMS și instrumentele de comunicare cu șoferii modelează cât de rapid și predictibil se întâmplă acea tranzacție.

Tenderul este procesul de a oferi formal o comandă unui transportator sau șofer, care apoi acceptă, refuză sau lasă oferta să expire. Ghidul de rutare al unui expeditor definește de obicei o secvență — oferă mai întâi transportatorului contractat principal, apoi trece la opțiuni secundare dacă comanda este refuzată sau oferta expiră. Cât de rapid execută sistemul această secvență afectează direct dacă o comandă expediază la timp, deoarece fiecare ciclu de refuz-și-realocare consumă timp care ar putea fi altfel petrecut în tranzit.

• Tenderul electronic prin EDI, API sau un portal de transportator permite unui sistem să ofere o comandă și să primească un răspuns în secunde sau minute, comparativ cu un proces bazat pe telefon care depinde de disponibilitatea cuiva de a răspunde.
• Logica automată de tip waterfall care trece la următorul transportator din ghidul de rutare automat când o ofertă este refuzată sau expiră, în loc să necesite ca un planificator să observe refuzul și să realoce manual.
• Aplicații mobile pentru șoferi care trimit oferte de comandă direct pe dispozitivul unui șofer, arătând detaliile de ridicare și livrare, plata și orice cerințe speciale înainte ca aceștia să accepte.
• Actualizări bidirecționale de status odată ce o comandă este acceptată, menținând TMS-ul expeditorului sincronizat cu confirmarea ridicării, statusul în tranzit și finalizarea livrării fără a necesita un apel telefonic separat la fiecare etapă.

Rata de acceptare a tenderului unui transportator — cât de des acceptă comenzile oferite sub un acord contractat — este unul dintre cei mai clari indicatori dacă un ghid de rutare reflectă realitatea sau aspirația. Un transportator care refuză constant comenzile oferite nu oferă efectiv capacitatea angajată pe care un expeditor își planifică activitatea, iar un TMS care urmărește rata de acceptare pe transportator și rută oferă unei echipe de transport datele necesare pentru a adresa golul înainte ca acesta să cauzeze expediții repetat întârziate.

Odată ce o comandă este acceptată, comunicarea continuă cu șoferul — remindere de programare, schimbări de rută sau rampă, notificări de reținere — menține expediția pe drumul cel bun fără a se baza pe șofer să verifice proactiv actualizările. Un TMS cu mesagerie integrată pentru șoferi reduce numărul de comenzi care deraiază pur și simplu pentru că o schimbare făcută după dispecerat nu a ajuns niciodată la persoana efectiv aflată la volan.

Tenderul complet automatizat funcționează bine pentru rute de rutină, bine înțelese, dar poate rata un context pe care un planificator uman l-ar observa — o preferință cunoscută a unui șofer, o caracteristică neobișnuită a comenzii sau o considerație de relație cu un anumit transportator. Mulți expeditori păstrează un pas de revizuire umană pentru cazuri de excepție sau expediții de valoare mare, în timp ce automatizează tenderul de rutină, de volum mare, care beneficiază cel mai mult de viteză și consecvență.