Controlul calității și reținerile de inspecție în WMS

Controlul calității în interiorul unui WMS înseamnă în esență prevenirea mișcării stocului înainte ca acesta să fi fost verificat ca apt pentru utilizare sau vânzare. O reținere (hold) plasată în punctul greșit, sau ridicată prea superficial, fie blochează inutil stoc bun, fie lasă produsul defect să ajungă într-o comandă.

Reținerile de calitate se pot atașa la diferite niveluri de granularitate: o recepție întreagă, un lot specific, un singur palet sau, în cazuri rare, o unitate serializată individuală. WMS-ul trebuie să susțină plasarea reținerii la orice nivel la care a avut loc efectiv inspecția, întrucât reținerea unei recepții întregi când doar un palet a picat inspecția irosește inventar disponibil și creează comenzi restante inutile.

• Reținere la inspecția de intrare: aplicată automat la recepție pentru furnizori, categorii sau expedieri de tip prim-articol desemnate
• Reținere pe reclamație client: aplicată reactiv când o problemă de calitate este raportată pe stoc deja aflat în depozit
• Reținere de reglementare sau recall: aplicată la nivel de depozit sau de lot, de regulă cea mai urgentă și mai amplă ca sferă
• Reținere de expirare sau stare: aplicată automat printr-o regulă de sistem, nu printr-o acțiune manuală a inspectorului

O reținere de calitate este semnificativă doar dacă previne efectiv alocarea stocului pe o comandă, nu doar marcarea lui într-un raport pe care cineva poate nu-l citește. Motorul de alocare al WMS-ului trebuie să trateze stocul reținut ca indisponibil la același nivel la care verifică datele de expirare sau statusul de rezervare, astfel încât o reținere să nu poată fi ocolită de un picker care lucrează dintr-o listă neactualizată.

O reținere este o stare temporară, nu una finală, iar WMS-ul are nevoie de un traseu de dispoziție definit care duce afară din ea: eliberare în stoc disponibil, retur la furnizor, reprelucrare, retrogradare la un grad sau canal secundar, sau casare. Fiecare dispoziție ar trebui să necesite semnătura unui rol autorizat și să genereze o înregistrare de audit, întrucât deciziile de dispoziție pe inspecțiile eșuate sunt exact genul de tranzacție analizat într-un audit de client sau de reglementare.

Nu fiecare unitate dintr-o recepție mare poate fi inspectată practic, așa că multe operațiuni folosesc eșantionare statistică: inspectează o dimensiune de eșantion definită per lot și aplică rezultatul admis/respins întregului lot. WMS-ul ar trebui să susțină înregistrarea dimensiunii eșantionului și a rezultatului la nivelul înregistrării de lot, astfel încât baza inspecției să fie documentată chiar dacă nu a fost o verificare 100%.

Reținerile de calitate repetate față de același furnizor sunt un semnal care aparține unui scorecard de furnizor, nu doar unui jurnal de depozit. Trimiterea frecvenței reținerilor și a rezultatelor de dispoziție înapoi către achiziții sau echipele de calitate a furnizorilor închide bucla între ce observă depozitul și ce se corectează în amonte.

• Codurile de motiv pentru reținere ar trebui structurate și raportabile, nu text liber, astfel încât analiza tendințelor să fie posibilă
• Segregarea fizică (o zonă de carantină marcată) întărește reținerea la nivel de sistem și reduce șansa unei suprascrieri manuale din greșeală
• Raportarea timpului petrecut în reținere previne ca cozile de inspecție să devină silențios stoc mort pe termen lung