Urmărirea pe Lot și Număr de Serie
Urmărirea pe lot și urmărirea pe număr de serie sunt două moduri prin care un WMS urmărește unități individuale sau grupuri de unități prin depozit, iar fiecare răspunde la o întrebare diferită. Urmărirea pe lot răspunde la „din ce lot făcea parte acesta?” pentru grupuri de produse identice; urmărirea pe serie răspunde la „care exact unitate a fost aceasta?” pentru produse individual unice. Alegerea nivelului potrivit de granularitate — sau combinarea ambelor — este esențială pentru trasabilitate, retrageri de produse și gestionarea garanțiilor.
Un lot (sau serie de producție) este un grup de produse fabricate sau recepționate împreună, care au aceeași dată de fabricație, dată de expirare și adesea aceeași serie de producție. Urmărirea pe lot alocă un singur număr de lot întregii serii și înregistrează ce locații, comenzi și expedieri a atins acel lot, fără a fi nevoie să se facă distincție între unitățile individuale din interior. Aceasta este practica standard pentru alimente, produse farmaceutice, cosmetice, produse chimice și majoritatea produselor fabricate în masă, unde un defect de fabricație sau o contaminare afectează de regulă întreaga serie de producție, nu un singur produs specific — deci urmărirea „ce lot” este exact granularitatea potrivită pentru o retragere de produs.
Urmărirea pe serie alocă un identificator unic fiecărei unități individuale, indiferent din ce lot provine, și urmărește acea unitate specifică prin recepție, stocare, picking și expediere. Este practica standard pentru electronice, electrocasnice, vehicule, echipamente industriale și orice produs de valoare mare unde reclamațiile de garanție, reparațiile sau urmărirea mijloacelor fixe trebuie să facă referire la o unitate exactă, nu la un lot. Urmărirea pe serie permite și căutări inverse pe care un număr de lot nu le poate face: dat fiind un număr de serie returnat pentru garanție, WMS-ul poate spune imediat ce client l-a cumpărat, când și din ce expediere — util atât pentru service, cât și pentru prevenirea fraudei (de exemplu, prinderea unei cereri de garanție pe un număr de serie care de fapt nu a fost niciodată vândut).
Ambele abordări depind în întregime de captura prin cod de bare (sau RFID) la fiecare tranzacție. Pentru urmărirea pe lot, numărul de lot face de regulă parte din codul de bare GS1-128 de pe cutie sau palet, alături de cantitate și data de expirare, capturat o singură dată la recepție și moștenit de fiecare tranzacție din aval, până la epuizarea lotului. Pentru urmărirea pe serie, fiecare unitate individuală poartă propriul cod de bare, scanat separat la recepție, la putaway dacă e stocată individual, la picking și la ambalare — ceea ce înseamnă că operațiunile cu urmărire pe serie generează mult mai multe evenimente de scanare per comandă decât cele cu urmărire pe lot, o considerație reală de debit atunci când se proiectează un proces de picking pentru produse serializate.
Beneficiul practic al unei urmăriri bune pe lot/serie se vede la o retragere de produs sau o cerere de garanție. Cu o urmărire pe lot precisă, un producător poate identifica fiecare expediere, client și unitate rămasă în depozit legată de un lot defect în câteva minute, nu în zile, limitând atât amploarea unei retrageri, cât și expunerea financiară a retragerii excesive a unui stoc neafectat. Cu urmărirea pe serie, o singură unitate defectă poate fi urmărită înapoi până la data exactă de recepție, istoricul de stocare și expedierea sa, fără a atinge deloc stocul neînrudit. Industriile reglementate (produse farmaceutice, dispozitive medicale, alimente) impun frecvent prin lege trasabilitatea pe lot — incapacitatea de a răspunde la „unde s-a dus lotul X” într-un termen impus poate avea consecințe de reglementare reale, nu doar un inconvenient operațional.
Unele produse au nevoie de ambele niveluri simultan — de exemplu, un dispozitiv medical fabricat într-un lot specific, dar și serializat individual pentru urmărire de reglementare. Un WMS capabil suportă urmărire imbricată: un număr de serie aparține unui lot, iar sistemul poate răspunde la întrebări la oricare dintre cele două niveluri („arată-mi fiecare unitate din lotul X” sau „arată-mi istoricul complet al numărului de serie Y”) fără a menține două sisteme de evidență separate.