Calculul și Auditul Costurilor de Transport
Calculul costurilor de transport determină cât ar trebui să coste o expediție pe baza greutății, dimensiunilor, distanței și nivelului de serviciu, în timp ce auditul costurilor de transport este procesul de verificare că facturile transportatorului corespund efectiv acestor costuri calculate și termenilor contractuali agreați. Împreună, formează stratul de control financiar care împiedică cheltuiala de transport — adesea unul dintre cele mai mari posturi dintr-un buget logistic — să piardă bani discret prin erori de facturare.
Majoritatea tarifării de transport nu este o rată fixă, ci o formulă care combină mai multe variabile: tariful de bază per milă sau per sută de kilograme, adaosul de combustibil (care fluctuează cu prețurile combustibilului, adesea publicat săptămânal de transportatori), taxele accesorii pentru servicii suplimentare (livrare cu liftgate, livrare la reședință, livrare în interior, timp de staționare), și greutatea dimensională pentru expedițiile de colete și LTL, unde un colet voluminos dar ușor poate fi facturat după volum, nu după greutatea reală, dacă asta produce o taxă mai mare pentru transportator.
- Greutate sau dimensiuni incorecte — transportatorul recântărește sau remăsoară o expediție și facturează un tarif mai mare decât arată propriile evidențe ale expeditorului
- Facturare dublă — aceeași expediție facturată de două ori, frecvent atunci când mai multe sisteme gestionează facturarea pe o rețea mare de transportatori
- Taxe accesorii greșite — taxe aplicate pentru servicii care nu au fost efectiv efectuate, sau aplicate la un tarif greșit
- Procent greșit de adaos de combustibil — folosirea unui indice de combustibil învechit sau greșit
- Nepotriviri de tarif contractual — facturare la tariful standard publicat în loc de tariful contractual negociat
Un audit de transport compară fiecare linie a facturii transportatorului cu trei surse de adevăr: contractul de tarife negociat, datele reale ale expediției (greutate, dimensiuni, origine, destinație, nivel de serviciu, așa cum au fost înregistrate la momentul expedierii) și serviciile accesorii cerute sau necesare cu adevărat. Discrepanțele sunt semnalate pentru dispută înainte de plată, sau recuperate ulterior dacă factura a fost deja plătită. Experiența din industrie arată constant că facturile de transport conțin erori de supra-facturare la un procent semnificativ din expediții — intervalele citate frecvent sunt de aproximativ 5%-10% din facturi cu o formă sau alta de discrepanță — motiv pentru care companiile cu volume mari de transport tratează auditul ca pe o funcție permanentă, nu ca pe o verificare unică.
Auditul manual de transport nu se scalează dincolo de un volum mic de expediții — verificarea fiecărei linii de factură manual, contra termenilor contractuali, este intensivă în muncă și predispusă ea însăși la erori. Sistemele automate de audit al transportului preiau facturile transportatorului electronic, le compară cu propriile înregistrări din sistemul de management al transportului al expeditorului și tabelele de tarife, și semnalează automat excepțiile, recuperând de obicei semnificativ mai mult din supra-facturare decât costă să funcționeze. Chiar și companiile cu echipe interne de audit le suplimentează frecvent cu reguli automate de pre-audit care prind cele mai comune și mai valoroase discrepanțe înainte ca un om să revizuiască vreodată factura.
Auditul de transport este la fel de fiabil ca datele despre expediție cu care compară facturile. Dacă greutatea, dimensiunile și detaliile de serviciu înregistrate la momentul expedierii sunt incorecte sau lipsă, nu există o bază fiabilă pentru a contesta o factură greșită — numărul transportatorului devine singurul număr. Captarea datelor de expediție bazată pe coduri de bare (scanarea cutiilor și paleților, înregistrarea automată a dimensiunilor și greutății reale, legarea expediției de comanda originală) creează înregistrarea internă corectă care face posibil, în primul rând, auditul de transport, în loc să lase o companie dependentă de a avea încredere în propriile cifre de facturare ale transportatorului.