Fluxuri de retur către furnizor (RTV) în OMS
Un retur de la client adesea nu este sfârșitul poveștii — marfa defectă, retrasă sau supra-stocată trebuie frecvent să mai facă un pas, înapoi la furnizorul original, printr-un proces suficient de distinct de retururile de la clienți încât merită propriul tip de comandă în interiorul OMS-ului: retur către furnizor (RTV).
O comandă de retur de la client vizează restabilirea satisfacției cumpărătorului; o comandă RTV este o tranzacție B2B între retailer și furnizor, guvernată de un acord cu furnizorul — praguri de defect, termeni de taxă de restocare și cerințe de autorizare care nu seamănă deloc cu politica de retur pentru consumatori. OMS-ul ar trebui să modeleze RTV ca propriul tip de comandă, cu propriul flux de aprobare, în loc să îl forțeze prin aceeași mașină de stări construită pentru retururile de consum.
RTV-urile sunt de obicei generate din mai multe surse distincte, iar OMS-ul trebuie să direcționeze fiecare către calea corectă de inițiere:
- Defecte returnate de clienți, agregate, care depășesc pragul de calitate al unui furnizor, grupate într-o singură expediere RTV
- Deteriorare sau probleme de calitate descoperite de depozit în timpul inspecției de recepție, fără să fi ajuns vreodată la un client
- Retrageri ale producătorului care necesită returnarea unor loturi specifice indiferent de stare
- Stoc în exces sau discontinuat returnat conform unui acord de răscumpărare sau rotație de stoc cu furnizorul
Majoritatea acordurilor cu furnizorii necesită un număr de autorizare de retur înainte de a expedia marfa înapoi, iar retailerul emite de obicei o notă de debit împotriva contului furnizorului, în loc să aștepte ca furnizorul să proceseze o rambursare tradițională. OMS-ul trebuie să urmărească suma notei de debit față de creditul real pe care furnizorul îl confirmă în final, deoarece discrepanțele dintre creditul revendicat și cel aprobat sunt frecvente și necesită un mecanism de urmărire a disputei, nu absorbirea silențioasă ca pierdere de marjă.
Expedierea individuală a articolelor RTV înapoi la furnizor pe măsură ce se acumulează este de obicei mult mai costisitoare decât gruparea lor. OMS-ul ar trebui să susțină un status de așteptare RTV care reține articolele eligibile până când este atins un prag de lot (valoare, număr de unități sau un program fix), apoi generează o expediere de ieșire consolidată — reflectând aceeași gândire de optimizare a costurilor aplicată expedierilor divizate orientate spre client, dar în sens invers.
Un RTV nu este complet până când creditul furnizorului este înregistrat și corespunde notei de debit, închizând bucla între mișcarea fizică a mărfii și decontarea financiară. OMS-ul ar trebui să păstreze comanda RTV deschisă într-o stare „în așteptarea creditului" până la această reconciliere și să evidențieze RTV-urile vechi al căror credit de furnizor este restant ca o coadă de excepții distinctă pentru ca departamentul de plăți furnizori să o urmărească — altfel, creditele nerezolvate de la furnizori devin o sursă lentă și invizibilă de pierdere de marjă.