Automatizarea Facturării Detenției de Remorci

Taxele de detenție sunt unul dintre cele mai contestate elemente de cost între expeditori și transportatori, în mare parte pentru că marcajele de timp de bază sunt adesea manuale, inconsistente sau disputate ulterior. Un sistem de management al curții (YMS) care automatizează facturarea detenției elimină incertitudinea legând fiecare taxă de un eveniment înregistrat de sistem, cu marcaj de timp.

Când orele de la poartă și rampă sunt notate pe hârtie sau în foi de calcul deconectate, facturile de detenție devin o negociere, nu un calcul. Transportatorii contestă taxele pentru că nu pot vedea marcajele de timp de bază; expeditorii se luptă să apere taxele pentru că înregistrările au fost introduse ulterior, de persoane diferite, la terminale diferite. Rezultatul sunt dispute de facturare care consumă timp administrativ și tensionează relațiile cu transportatorii.

Un flux automatizat de facturare a detenției în cadrul YMS se bazează pe o cronologie de evenimente consistentă pentru fiecare vizită de remorcă:

• Marcajul de timp la check-in la poartă, capturat automat, nu introdus manual
• Ora programării, preluată din modulul de programare a rampelor
• Marcajele de timp de intrare și ieșire de la rampă, capturate la ușă
• Marcajul de timp la check-out la poartă, care închide înregistrarea vizitei

Din aceste patru puncte de date, sistemul poate calcula timpul liber consumat, minutele de detenție taxabile și politica de detenție a cărei parte se aplică — întârziere cauzată de transportator versus întârziere cauzată de facilitate.

Termenii de detenție variază după contractul cu transportatorul, facilitate, și uneori după tipul de încărcătură. YMS-ul ar trebui să suporte un motor de reguli configurabil unde alocările de timp liber, perioadele de grație și taxele pe oră sau pe increment pot fi setate per transportator sau per rută, în loc să aplice o politică unică tuturor relațiilor. Asta permite aceleiași platforme să deservească contracte negociate în termeni foarte diferiți.

Când un transportator contestă o factură de detenție, cel mai puternic răspuns este un pachet de dovezi complet, cu marcaje de timp, generat direct din sistem: fotografii de la poartă sau capturi OCR, înregistrări de programare, jurnale ale ușilor de rampă și orice notă de excepție introdusă de personalul de curte. Automatizarea asamblării acestui pachet transformă o investigație de dispută de mai multe zile într-o rezolvare în aceeași zi.

Odată ce datele de detenție sunt capturate consistent, ele devin un input valoros pentru scorecard-urile de performanță ale transportatorilor — arătând care transportatori sosesc de obicei devreme sau târziu față de programare, și care facilități generează cea mai multă detenție cauzată de facilitate. Asta închide bucla dintre operațiunile de curte și deciziile de achiziție de transport luate mai sus în lanțul de aprovizionare.